excel办公室常用小技巧（excel省时高效操作秘诀） (办公室excel需要掌握的内容)

在使用Excel处理数据的过程中，有时我们会因处理的数据量不大，觉得手动重复*作也不费事，因而忽略了对一些高效*作小技巧的利用，其实最后总算下来，也会浪费掉不少宝贵的时间。下面这些看似动动手指就能完成的简单小*作，可以让Excel表格*作效率大增，或者能减少一些使用中的麻烦。1.用好自动填充与快速填充自动填充是Excel的一个非常有用的功能，它可以根据已有单元格的模式自动填充一系列单元格。假设我们想输入一个具有月份名称的列，从在使用Excel处理数据的过程中，有时我们会因处理的数据量不大，觉得手动重复*作也不费事，因而忽略了对一些高效*作小技巧的利用，其实最后总算下来，也会浪费掉不少宝贵的时间。下面这些看似动动手指就能完成的简单小*作，可以让Excel表格*作效率大增，或者能减少一些使用中的麻烦。1.用好自动填充与快速填充自动填充是Excel的一个非常有用的功能，它可以根据已有单元格的模式自动填充一系列单元格。假设我们想输入一个具有月份名称的列，从年9月开始，需要按月递增，只需在第一个单元格A2中输入-9，选择该单元格并按下右下角的填充柄将其向下拖动，自动填充功能便可以根据上一个单元格的模式，神奇地填充其余单元格的月份名称（图1）。

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快速填充是Excel中更加智能的一种输入方式，它可以根据第一列中输入的数据模式自动提取或合并数据。例如，我们希望将第一列中所有类似于值“abc//xyz”的中间部分数值提取到第二列中，只需在第二列第一个单元格B2中输入数据，然后，在Excel中选择“数据→数据工具”组中的“快速填充”，这样，在第二列的其余单元格中，就会自动抽取对应与第一列单元格中间段的数据，并进行填充（图2）。

同样，我们也可以使用快速填充来组合数据。例如，如果第一列的审核结果均“某某某已通过审核”，其中的名字来源于第二列的姓名字段，则可以根据第二列的姓名，与“已通过审核”文字段进行组合，通过“快速填充”命令，实现在第一列中自动填充审核结果（图3）。

2.使用F4键自动执行重复任务F4键是Excel中很体贴人的一个键盘快捷键，它可以为我们节省时间。如果我们需要一次又一次地重复相同的步骤，可以使用F4键自动执行重复的任务。但请注意，F4键只重复最后的*作或命令。例如，我们在A2单元格中填入数值1之后，将该单元格的背景颜色设置成了电影，如果下面的相邻单元格也需要设置这样的背景色，那么，在设置完A2单元格的背景色之后，只需按动↓键，然后按下F4键，就能让下面的单元格重复上面单元格的颜色。以此类推，不断按动下箭头和F4键，就能重复设置多个单元格的颜色为电影（图4）。如果中间的颜色需要分段设置为别的颜色，只需在相同颜色的区域内执行F4键*作即可。

再比如，表格中有部分不相邻的数字需要加粗显示，那么只需先设置一个数字加粗，然后不断点击需要加粗显示的单元格并按下F4键，即可实现不连续单元格内容的加粗显示。小提示：此外，还可以使用F4键关闭工作簿和Excel窗口。按Ctrl+F4组合键，可以关闭工作簿；按Alt+F4组合键，能够关闭Excel。3.用Ctrl+Shif快捷组合键进行快速选取Ctrl+Shift与其他编辑键组合，可以提供有效和快速的选择功能。用“Ctrl+Shift+↓”组合键，可选择当前单元格下方列中的所有数据；用“Ctrl+Shift+↑”组合键，可选择当前单元格上方列中的所有数据；用“Ctrl+Shift+→”组合键，可选择本行中当前单元格右侧的所有数据；用“Ctrl+Shift+←”组合键，可选择本行中当前单元格左侧的所有数据；用“Ctrl+Shift+End”组合键，将光标跳到工作表中包含数据的右下角单元格，并在所选的第一个单元格和包含数据的右下角单元格之间，选择包含数据的所有单元格（图5）。

4.让公式和函数的含义一看便知我们可以使用一个简单的注释函数来注释单元格，这将可以帮助我们记忆复杂的函数和公式，并向其他使用该电子表格的用户作出必要的解释。要对单元格的内容进行注释，只需在公式末尾添加“+N(&#;注释内容&#;)”即可。例如，当我们单击某个单元格时，其中显示“=B2*C2+N(&#;产量乘以单价就能算出产值&#;)”，此内容就包含公式和注释两部分。这时，对于附加的“+N(&#;产量乘以单价就能算出产值&#;)”，不管其中引用的内容如何，均不会影响到原有公式的正确计算（图6）。一个“尾巴”，解决了可能让人一头雾水的公式函数的注释问题，何乐而不为？

5.用选择性粘贴快速进行计算通过使用特殊的“选择性粘贴”而不是使用公式，可以在电子表格中执行快速的简单计算（包括加、减、乘或除）。例如，计算某种产品的产值，如果每个月的产量已知，该产品的单价一年内未发生变化，均为元，则可以先在产值栏内输入，*1到月的产量，然后在“产值”栏内执行“选择性粘贴”并选择“乘”，确定之后，“产值”栏内便会自动填入计算结果（图7）。